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Allgemeine Geschäftsbedingungen

Stand: Juni 2026

§ 1 Geltungsbereich und Vertragsparteien

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Nutzung der webbasierten Plattform BetreuerWerk (betreuerwerk.de), betrieben von:

Florian Hartschwager
Kumbusch 7, 49328 Melle
E-Mail: florian@betreuerwerk.de

BetreuerWerk richtet sich ausschließlich an Berufsbetreuerinnen und Berufsbetreuer sowie Betreuungsvereine, die gewerblich oder freiberuflich tätig sind. Die Nutzung durch Verbraucher im Sinne des § 13 BGB ist ausgeschlossen. Mit der Registrierung bestätigt der Nutzer, nicht als Verbraucher zu handeln.

§ 2 Leistungsgegenstand

2.1 Plattformfunktionen

BetreuerWerk stellt als Software-as-a-Service (SaaS) folgende Kernfunktionen bereit: Betreuten-Verwaltung und Stammdaten, Dokumentenverwaltung, Aufgaben- und Fristenverwaltung, KI-gestützte Dokumentenanalyse und Assistenz (Kira), Posteingang, Aktennotizen und Fallhistorie, Banking-Integration (optional, siehe 2.4) sowie Berichte und Exporte.

2.2 Verfügbarkeit

Die angestrebte Verfügbarkeit beträgt 99 % im Jahresmittel. Ausgenommen sind geplante Wartungsfenster (Ankündigung per E-Mail), Ausfälle durch höhere Gewalt sowie notwendige Sicherheitsmaßnahmen. Ein Rechtsanspruch auf eine bestimmte Verfügbarkeit besteht nicht, soweit dies nach den gesetzlichen Regelungen nicht zwingend erforderlich ist.

2.3 KI-Funktionen

BetreuerWerk nutzt die Claude API der Anthropic PBC (USA). Bei Nutzung von KI-Funktionen werden Eingaben und Dokumenteninhalte an Anthropic übertragen. Zero Data Retention (ZDR) ist aktiv — Anthropic speichert Eingaben und Ausgaben nicht dauerhaft. KI-Ausgaben sind Vorschläge und kein Ersatz für rechtliche oder fachliche Beratung. Der Nutzer ist verpflichtet, alle KI-Ausgaben vor ihrer Verwendung eigenständig zu prüfen.

2.4 Banking-Integration (optional)

Die optionale Kontoverwaltung erfolgt über die BANKSapi Technology GmbH (BaFin-zugelassen). Der Nutzer ist verantwortlich dafür, dass eine wirksame Einwilligung der betreuten Person zur Kontodatenverarbeitung vorliegt, soweit gesetzlich erforderlich.

2.5 Weiterentwicklung

Der Anbieter kann Funktionen ergänzen, ändern oder einstellen. Wesentliche Einschränkungen des Leistungsumfangs werden mindestens 30 Tage vorab per E-Mail mitgeteilt.

§ 3 Vertragsschluss und Registrierung

Der Vertrag kommt durch Registrierung und Aktivierung des Nutzerkontos zustande. Voraussetzungen für die Registrierung sind:

Der Anbieter behält sich vor, Registrierungen ohne Angabe von Gründen abzulehnen.

§ 4 Abonnement und Preise

4.1 Abonnementmodell

Die Nutzung von BetreuerWerk erfolgt auf monatlicher Abonnementbasis ohne Mindestvertragslaufzeit.

4.2 Staffelpreise (zzgl. 19 % MwSt.)

4.3 Abrechnungsbasis

Abrechnungsgrundlage ist der Monatshöchststand aktiver Betreuter — d. h. die höchste Anzahl von Betreuten mit Status „aktiv" innerhalb des jeweiligen Kalendermonats. Ein Betreuter zählt ab dem Tag, an dem er auf „aktiv" gesetzt wird.

4.4 Fälligkeit

Alle Beträge sind monatlich im Voraus fällig.

4.5 Preisänderungen

Preisänderungen werden mit einem Vorlauf von mindestens 30 Tagen per E-Mail mitgeteilt. Der Nutzer hat das Recht, der Änderung bis zu ihrem Inkrafttreten zu widersprechen. Im Falle eines Widerspruchs endet der Vertrag zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums.

4.6 Testphase

Neuen Nutzern wird eine kostenlose Testphase von 7 Tagen ab Registrierung gewährt. Nach Ablauf der Testphase wird der Zugang automatisch gesperrt, sofern keine aktive Zahlungsbestätigung vorliegt. Es entstehen keine automatischen Kosten ohne ausdrückliche Zahlungsbestätigung durch den Nutzer.

4.7 Zahlungsverzug

Bei einem Zahlungsverzug von mehr als 30 Tagen ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zur Plattform zu sperren. Die Zahlungspflicht bleibt während einer Zugangssperre bestehen.

§ 5 Pflichten des Nutzers

5.1 Zugangsdaten

Der Nutzer ist verpflichtet, seine Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben.

5.2 Datenqualität

Der Nutzer darf nur Daten eintragen, für deren Verarbeitung er berechtigt ist.

5.3 KI-Prüfpflicht

Der Nutzer ist verpflichtet, alle KI-Ausgaben vor ihrer Verwendung eigenständig auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen.

5.4 Verbotene Nutzung

Verboten sind insbesondere:

5.5 Datenschutzpflichten

Der Nutzer ist als eigenständiger Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten betreuter Personen allein verantwortlich.

§ 6 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß unserer Datenschutzerklärung. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO kann auf Anfrage unter florian@betreuerwerk.de abgeschlossen werden.

KI-Verarbeitung: Zero Data Retention (ZDR) bei Anthropic ist aktiv — Eingaben und Ausgaben werden von Anthropic nicht dauerhaft gespeichert. Das Hosting erfolgt ausschließlich in Deutschland (Hetzner, Rechenzentrum Falkenstein).

§ 7 Laufzeit und Kündigung

7.1 Vertragslaufzeit

Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit, monatlich kündbar.

7.2 Ordentliche Kündigung

Der Nutzer kann jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündigen — über die Kontoeinstellungen oder per E-Mail an florian@betreuerwerk.de.

7.3 Außerordentliche Kündigung

Der Anbieter ist zur außerordentlichen Kündigung berechtigt bei: schwerem AGB-Verstoß, Zahlungsverzug von mehr als 30 Tagen oder missbräuchlicher Nutzung der Plattform.

7.4 Datenlöschung

Nach Vertragsende werden alle Nutzerdaten innerhalb von 30 Tagen unwiderruflich gelöscht. Der Anbieter erinnert den Nutzer 14 Tage vor der Löschung per E-Mail. Der Nutzer ist selbst dafür verantwortlich, vor Vertragsende einen Datenexport durchzuführen.

§ 8 Haftung

8.1 Unbeschränkte Haftung

Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit sowie bei Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

8.2 Einfache Fahrlässigkeit

Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), begrenzt auf den vertragstypischen, zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses vorhersehbaren Schaden.

8.3 KI-Ausgaben

Der Anbieter übernimmt keine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit von Kira-Ausgaben. Der Nutzer trägt die alleinige Verantwortung für Entscheidungen, die auf Basis von KI-Ausgaben getroffen werden.

8.4 Drittanbieter

Der Anbieter haftet nicht für Ausfälle oder Fehler von Drittanbietern (Hetzner, Anthropic, BANKSapi, Stripe), soweit diese außerhalb seines Einflussbereichs liegen.

§ 9 Nutzungsrechte und geistiges Eigentum

Der Nutzer erhält für die Dauer des Vertragsverhältnisses ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht an der Plattform. Alle Rechte an der Plattform, dem Quellcode und den Benutzeroberflächen verbleiben beim Anbieter. Nutzerdaten verbleiben stets im Eigentum des Nutzers.

§ 10 Änderungen der AGB

Änderungen dieser AGB werden mit einem Vorlauf von mindestens 30 Tagen per E-Mail angekündigt. Widerspricht der Nutzer nicht innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Mitteilung, gelten die geänderten AGB als akzeptiert. Der Anbieter weist in der Ankündigungs-E-Mail auf diese Folge ausdrücklich hin. Bei Widerspruch endet das Vertragsverhältnis zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums.

§ 11 Schlussbestimmungen

11.1 Anwendbares Recht

Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

11.2 Gerichtsstand

Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist Osnabrück, soweit der Nutzer Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

11.3 Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.

11.4 Textform

Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Textform (E-Mail genügt). Mündliche Nebenabreden bestehen nicht.

Weitere rechtliche Informationen: Impressum · Datenschutzerklärung